Статистика: топ-3 вопросов, которые мы слышим о митапах, касаются процесса. "Как вовлекать коллег выступать?", "Что сделать, чтобы не нужно было всех пинать готовиться, а они сами?", "Как сделать митапы регулярными?".
Тем интереснее присмотреться к четвёртому по популярности вопросу – "Как организовать техническую сторону мероприятия?". Не подумать о технике для митапов сильно заранее – в целом ок, не страшно. MVP-версия митапов – собраться хоть как-то, можно в узком кругу и без слайдов.
Но вот подумать о технике слишком поздно – может оказаться весьма неприятным багом организации. Можно обнаружить себя в ситуации, когда вы хорошо постарались и подготовили отличный контент, но его плохо видно и слышно, или слушатели не могут уделить докладу должное внимание, потому что им физически некомфортно.
Хотели, чтобы люди ушли с митапа с полезными для нас и них мыслями в голове, а те уходят с досадой и "больше никогда".
Давайте попробуем этого не допустить.
Ниже – рекомендации по технической стороне митапов, из нашего опыта. Давайте разбираться на примере кейса из серии "возможности с запасом": будем считать, что готовим помещение под митапы у себя в офисе и у нас есть зелёный свет (и бюджет) на любые вещи в рамках разумного, не лакшери и без wow-эффекта.
Дисклеймер: советы касаются организации офлайн-пространства; часть из них пригодится для организации в этом пространстве онлайн-митапа. Про сами онлайн-митапы напишем в ближайшем времени ещё одну статью.
Инфраструктура
Зонирование: самая частая проблема всех площадок. Главный совет: если в зале планируется условные 50 мест, то в коридоре перед залом должно помещаться одномоментно не менее 50 человек. Мы хотим избежать ситуации, когда они вышли из зала, и началась толкотня.
Ещё про зонирование: если это помещение для публичных митапов, то нужно заранее подумать про место под кейтеринг. В идеале — стоячие столики на пространстве, где вмещается хотя бы половина от вместимости зала.
Шумоизоляция: ковролин или что-то шумопоглощающее на полу. Можно какой-нибудь декор в районе сцены, чтобы исключить эхо. Обязательно — хорошие двери от «внешнего офиса», чтобы не было слышно проходящих по коридору или общающихся на кухне.
Вентиляция: принудительная и тихая. По нашему опыту лучше всего работают сплит-системы, но тут лучше лишний раз посоветоваться со специалистами. Частая неочевидная проблема — от вентиляции/кондиционера вибрация передаётся подвесу для проектора на потолке, FYI.
Туалеты: 1 туалет на 50 человек — самый-самый минимум. Дело даже не в том, что будет занято; а в том, что уборщики не успеют убираться, подносить бумагу и мыло.
Техника
Источник изображения для слайдов: классический вариант — короткофокусный проектор прямой проекции, подвешенный к потолку на регулируемом подвесе. Максимально большая картинка за минимальные деньги. Если хочется совсем по красоте, то подумайте про несъёмный серый экран для него (стоит не дешёво, но значительно улучшает картинку).
Совет: располагать экран не по центру, а чуть в стороне. Центр – для спикера.
Ещё совет: использовать экраны-дублеры по периметру. 2 ТВ по 65" сделают зал сильно удобнее.
Светоизоляция: обязательно иметь блэкаут помещения. Если окна, то лучше римские шторы или тяжелая портьера в пол; не жалюзи.
Звук: использование микрофонов+звукоусиления сильно улучшает качество. Микрофоны — радио, минимальный комплект «два с оголовьем для спикеров + два ручных для ведущего и вопросов» для публичных митапов. Ориентиры по моделям из серии «купил и забыл» — Shure, AKG.
Подзвучка: не стоит использовать сценические мониторы (оверхед, но интеграторы-подрядчики всегда такое предлагают). Нам больше нравится вариант с потолочной акустикой (безболезненно встраивается и коммутируется). Важно: не забыть, что спикеру тоже нужно себя слышать из колонок.
Свет: самое главное — сделать отключаемую зону над сценой. Чтоб не засвечивать проектор, но в тоже время иметь возможность подсветить спикера (если будете делать трансляцию).
Видеооборудование: можно поставить хорошую видеокамеру для трансляций-записей, но это необязательно. Минимальный вариант — камера типа Logitech Brio 4K (USB, хорошая картинка, гибкие настройки), на штативе.
Железо для трансляции-сведения: в идеале, поставить стационарный комп, чтобы захватывать-сводить-транслировать. Как более простая альтернатива, достаточно будет условного MacBook Pro старых моделей. Главное, чтоб можно было вывести картинку на экран проектора (имелся разъём) и захватить звук с микрофонов.
Если что-то из этого списка захочется сделать, но в моменте не окажется такой возможности (прямо сейчас нет бюджета, особенности офиса, сторонняя площадка) – это ничего. Главное – искреннее хотеть сделать хорошо и иметь под рукой чеклист, чтобы ничего не забыть. Остальное приложится; итеративные улучшения – наше всё.
В следующей статье из серии расскажем, как собрать сетап для онлайн-трансляции более детально: гаджеты, софт, сервисы и примеры.
А если удастся сделать лучше или по-другому – то и вовсе здорово! Не забудьте рассказать в таком случае, что у вас получилось; очень любопытно????