Сетап митапа: техника на площадке
Статистика: топ-3 вопросов, которые мы слышим о митапах, касаются процесса. "Как вовлекать коллег выступать?", "Что сделать, чтобы не нужно было всех пинать готовиться, а они сами?", "Как сделать митапы регулярными?".

Тем интереснее присмотреться к четвёртому по популярности вопросу – "Как организовать техническую сторону мероприятия?". Не подумать о технике для митапов сильно заранее – в целом ок, не страшно. MVP-версия митапов – собраться хоть как-то, можно в узком кругу и без слайдов.

Но вот подумать о технике слишком поздно – может оказаться весьма неприятным багом организации. Можно обнаружить себя в ситуации, когда вы хорошо постарались и подготовили отличный контент, но его плохо видно и слышно, или слушатели не могут уделить докладу должное внимание, потому что им физически некомфортно.

Хотели, чтобы люди ушли с митапа с полезными для нас и них мыслями в голове, а те уходят с досадой и "больше никогда".

Давайте попробуем этого не допустить.

Ниже – рекомендации по технической стороне митапов, из нашего опыта. Давайте разбираться на примере кейса из серии "возможности с запасом": будем считать, что готовим помещение под митапы у себя в офисе и у нас есть зелёный свет (и бюджет) на любые вещи в рамках разумного, не лакшери и без wow-эффекта.

Дисклеймер: советы касаются организации офлайн-пространства; часть из них пригодится для организации в этом пространстве онлайн-митапа. Про сами онлайн-митапы напишем в ближайшем времени ещё одну статью.

Инфраструктура

  • Зонирование: самая частая проблема всех площадок. Главный совет: если в зале планируется условные 50 мест, то в коридоре перед залом должно помещаться одномоментно не менее 50 человек. Мы хотим избежать ситуации, когда они вышли из зала, и началась толкотня.
  • Ещё про зонирование: если это помещение для публичных митапов, то нужно заранее подумать про место под кейтеринг. В идеале — стоячие столики на пространстве, где вмещается хотя бы половина от вместимости зала.
  • Шумоизоляция: ковролин или что-то шумопоглощающее на полу. Можно какой-нибудь декор в районе сцены, чтобы исключить эхо. Обязательно — хорошие двери от «внешнего офиса», чтобы не было слышно проходящих по коридору или общающихся на кухне.
  • Вентиляция: принудительная и тихая. По нашему опыту лучше всего работают сплит-системы, но тут лучше лишний раз посоветоваться со специалистами. Частая неочевидная проблема — от вентиляции/кондиционера вибрация передаётся подвесу для проектора на потолке, FYI.
  • Туалеты: 1 туалет на 50 человек — самый-самый минимум. Дело даже не в том, что будет занято; а в том, что уборщики не успеют убираться, подносить бумагу и мыло.

Техника

  • Источник изображения для слайдов: классический вариант — короткофокусный проектор прямой проекции, подвешенный к потолку на регулируемом подвесе. Максимально большая картинка за минимальные деньги. Если хочется совсем по красоте, то подумайте про несъёмный серый экран для него (стоит не дешёво, но значительно улучшает картинку).
  • Совет: располагать экран не по центру, а чуть в стороне. Центр – для спикера.
  • Ещё совет: использовать экраны-дублеры по периметру. 2 ТВ по 65" сделают зал сильно удобнее.
  • Светоизоляция: обязательно иметь блэкаут помещения. Если окна, то лучше римские шторы или тяжелая портьера в пол; не жалюзи.
  • Звук: использование микрофонов+звукоусиления сильно улучшает качество. Микрофоны — радио, минимальный комплект «два с оголовьем для спикеров + два ручных для ведущего и вопросов» для публичных митапов. Ориентиры по моделям из серии «купил и забыл» — Shure, AKG.
  • Подзвучка: не стоит использовать сценические мониторы (оверхед, но интеграторы-подрядчики всегда такое предлагают). Нам больше нравится вариант с потолочной акустикой (безболезненно встраивается и коммутируется). Важно: не забыть, что спикеру тоже нужно себя слышать из колонок.
  • Свет: самое главное — сделать отключаемую зону над сценой. Чтоб не засвечивать проектор, но в тоже время иметь возможность подсветить спикера (если будете делать трансляцию).
  • Видеооборудование: можно поставить хорошую видеокамеру для трансляций-записей, но это необязательно. Минимальный вариант — камера типа Logitech Brio 4K (USB, хорошая картинка, гибкие настройки), на штативе.
  • Железо для трансляции-сведения: в идеале, поставить стационарный комп, чтобы захватывать-сводить-транслировать. Как более простая альтернатива, достаточно будет условного MacBook Pro старых моделей. Главное, чтоб можно было вывести картинку на экран проектора (имелся разъём) и захватить звук с микрофонов.
Если что-то из этого списка захочется сделать, но в моменте не окажется такой возможности (прямо сейчас нет бюджета, особенности офиса, сторонняя площадка) – это ничего. Главное – искреннее хотеть сделать хорошо и иметь под рукой чеклист, чтобы ничего не забыть. Остальное приложится; итеративные улучшения – наше всё.

В следующей статье из серии расскажем, как собрать сетап для онлайн-трансляции более детально: гаджеты, софт, сервисы и примеры.

А если удастся сделать лучше или по-другому – то и вовсе здорово! Не забудьте рассказать в таком случае, что у вас получилось; очень любопытно????

Автор: Мишаня Сторожилов, @mrmixsun

Хотите написать для devrel.ru? Свяжитесь с нами